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Solution métier / Service & Entretien

Quand le traiteur change le menu, gardez la réception cohérente

Pour une agence événementielle, une réception d'entreprise ne se résume pas à une date. Rassemblez lieu, effectif prévu, prestataires et tâches dans l'événement; les accords avec le client et les fournisseurs restent à obtenir directement.

Tarif et démarrage
Photo du secteur : Gestion d'événements
Photo · Department of Defense. American Forces Information Service. Defense Visual Information Center. 1994 · Crédits de l’image

  1. Un brief qui tient ensemble

    Le nom et la date sont nécessaires à la création. Ajoutez le lieu, le nombre de convives prévu, le budget et la personne responsable dès qu'ils sont connus.

  2. Des prestations suivies séparément

    Pour le traiteur, notez prestation, honoraires, contact et statut. « Confirmé » ne vaut que si sa réponse a réellement été reçue.

  3. Les derniers points sous contrôle

    Une tâche de la liste peut porter catégorie, responsable, échéance et priorité. Vérifiez-la avant de la marquer terminée.

Comment Sektura vous aide au quotidien

Exemple : une entrée remplacée avant la réception

Dans cet exemple fictif, une entreprise attend 80 personnes dans une salle louée. Trois jours avant, le traiteur annonce que l'entrée prévue est indisponible; l'alternative doit aussi respecter les portions végétariennes convenues.

  1. Mesurer le changement

    La cheffe de projet vérifie avec le traiteur le plat de remplacement, les quantités, l'heure de livraison et l'éventuel surcoût. Elle laisse la réponse en attente dans son suivi.

  2. Obtenir les accords

    Elle demande la validation du client et vérifie avec la salle si la nouvelle livraison change le montage. Deux tâches datées rendent ces réponses visibles.

  3. Fixer la version retenue

    Après retour des parties, elle actualise les notes et les tâches. Le statut du traiteur ne devient confirmé qu'après son engagement réel; elle contrôle l'écart budgétaire.

Le jour J, l'équipe retrouve la version convenue. Ce sont les réponses des parties, et non la case cochée, qui établissent le menu et ses conditions.

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Comment ça marche

  1. Créer l'événement commandé

    Saisissez nom et date, puis type, lieu, heure de début, effectif estimé, budget et responsable selon les accords existants.

  2. Renseigner chaque prestataire

    Associez traiteur et autres intervenants à l'événement avec contact, prestation, montant et statut exact de la demande.

  3. Planifier les validations sensibles

    Attribuez menu, heure de livraison et essai son avec une échéance; revoyez ce qui manque avant l'accueil.

Vos questions avant de commencer

Le changement de menu est-il envoyé automatiquement à tous ?
Non, aucun envoi groupé n'est établi pour ce parcours. Prévenez le client, le traiteur et la salle, puis consignez la version acceptée.
Le statut prouve-t-il la confirmation du prestataire ?
Il aide à suivre contact, prestation et contrat, mais seule la réponse du prestataire confirme son engagement.
Le nombre d'invités fixe-t-il automatiquement le coût du repas ?
Non. Effectif, budget et honoraires peuvent être notés; les portions et toute variation de prix se valident avec le traiteur.

Une tâche terminée ne remplace pas un accord

Contrôlez la réponse effective et partagez la même version du déroulé avec les intervenants.

Aucune carte bancaire n'est nécessaire pour commencer l'essai.

Préparez votre prochaine réception avec les confirmations encore attendues.

Essai gratuit 30 jours ↗Tarif et démarrage ↗

Solution métier

Agences événementielles

  • organisateur d'événements
  • planificateur événementiel

Ébauche éditoriale du parcours, sans capture du produit.

Coordonner un changement de menu

Peu avant une fête, le traiteur signale une modification du menu convenu.

  1. Clarifier le changement et les convives concernés avec le traiteur.

  2. Comparer déroulé et menu avec l'organisatrice.

  3. Transmettre la version convenue aux personnes concernées.

Chacun dispose du menu et du déroulé convenus.

Gestion d'événements · Vue réelle du produit avec des données fictives enregistrées.
Events · Vue réelle du produit avec des données fictives enregistrées. Langue de l’interface : allemand.
01

Types de billets & tarifs early bird

VIP, groupe, early bird – paliers tarifaires temporisés avec bascule automatique

02

Plan de salle interactif

Planifier graphiquement tables et disposition – attribution des invités par glisser-déposer

03

Conducteur de l'événement

Calendrier à la minute pour technique, traiteur et animateurs – collaboration en temps réel

04

Gestion traiteur & menus

Enregistrer les exigences alimentaires par invité, générer listes de cuisine – avec commande fournisseur

05

Contrôle budgétaire & recalcul

Plan budgétaire vs. réalisé – revenus, coûts et marge sur coûts variables par événement

Pourquoi Gestion d'événements ?

Ce qui distingue Sektura des systèmes génériques.

Moins de tâches administratives

Fonctionnalités standard incluses

Ces fonctionnalités sont incluses dans chaque solution Sektura.

01

Clients

Données clients avec historique complet de tous les projets EventDesk et informations de contact pertinentes.

02

Factures

Factures pour les prestations EventDesk conformément au droit local. Numérotation automatique, export PDF et gestion des rappels.

03

Rendez-vous

Rendez-vous pour les interventions EventDesk avec adresse GPS, affectation du personnel et rappels par e-mail.

04

Documents

Tous les documents EventDesk gérés de façon centralisée : plans, protocoles, garanties, certificats et documentation fabricant.

05

Projets

Projets EventDesk avec champs spécifiques au secteur, suivi du statut et calcul automatique des coûts.

06

Rapports & KPI

Rapports pour EventDesk : chiffre d'affaires par type de prestation, taux d'occupation, moyennes et rentabilité par travail.

07

Vote de fonctionnalités

Votez pour les nouvelles fonctionnalités EventDesk. Quelles fonctions sont les plus importantes ? Votre voix compte dans le développement.

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Comment ça marche

  1. 01

    Set up service catalogue with prices and SLAs

  2. 02

    Configure ticket types & early-bird pricing and enter initial data

  3. 03

    Configure interactive seating plan and enter initial data

  4. 04

    Configure run of show schedule and enter initial data

  5. 05

    Create the first invoice or quote and test the workflow

Migration depuis un système existant

Avant le changement, nous vérifions quelles données nous pouvons transférer depuis votre système actuel.

Eventbrite · Stova · Cvent · Sweap

Tarifs par pays

Allemagne · Autriche · Suisse · Royaume-Uni · France · Espagne · Italie · Pays-Bas · Pologne · Portugal · Suède · Danemark · Norvège · Finlande · Tchéquie · Roumanie · Hongrie · Turquie · Russie · Ukraine · Indonésie · Viêt Nam · Thaïlande · Arabie saoudite · Chine · Japon · Corée du Sud · Inde · Grèce · Croatie · Serbie · Bulgarie · Slovaquie · Slovénie · Lituanie · Lettonie · Estonie · Albanie · Malaisie · Philippines · Bangladesh · Pakistan

04 / Vos débuts

Un secteur. Un tarif clair.

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Périodicité de paiement

Tarif mensuel du secteur

99,00 €/ mois

Prix hors taxes · modules en supplément

Cette opération est exonérée de TVA conformément à l'article 19, paragraphe 1, de la loi allemande sur la TVA (UStG).

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13 modules complémentaires · séparément selon vos besoins +

Les modules sont facturés séparément en EUR. Les prix affichés tiennent compte du pays et de la périodicité choisis.

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Organisation d'événements et suivi des prestataires | Sektura