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Soluzione di settore / Servizi & Manutenzione

Se cambia il menu, il ricevimento deve restare coordinato

Per un'agenzia eventi, una reception aziendale richiede luogo, invitati previsti, fornitori e compiti collegati allo stesso evento. Il desk mostra quanto è stato registrato; gli accordi con cliente e fornitori vanno presi direttamente.

Prezzo e primi passi
Fotografia del settore: Gestione eventi
Fotografia · Department of Defense. American Forces Information Service. Defense Visual Information Center. 1994 · Crediti dell’immagine

  1. Un punto di partenza chiaro

    Nome e data sono necessari per creare l'evento. Aggiungi sede, numero atteso, budget e responsabile quando sono definiti.

  2. Ogni fornitore con il suo stato

    Nella scheda evento annoti prestazione, compenso, contatto e stato del catering. Confermato significa che il fornitore ha davvero risposto.

  3. Attività assegnate fino al giorno dell'evento

    La checklist conserva categoria, responsabile, scadenza e priorità. Segna conclusa una verifica solo dopo averla fatta.

Come Sektura ti aiuta ogni giorno

Esempio: cambia un antipasto prima della reception

In questo esempio inventato, una sala ospita 80 invitati per una reception aziendale. Tre giorni prima il catering non riesce a fornire l'antipasto scelto; la proposta alternativa deve includere anche le porzioni vegetariane concordate.

  1. Capire cosa cambia

    La project manager verifica piatto, quantità, orario di consegna ed eventuale differenza di costo con il catering. La risposta resta in sospeso finché non arriva.

  2. Ottenere i via libera

    Chiede al cliente di approvare l'alternativa e alla sala se cambia l'allestimento. Due attività con scadenza rendono visibili le risposte mancanti.

  3. Annotare la versione concordata

    Dopo le risposte aggiorna note e attività. Imposta il fornitore come confermato solo dopo l'impegno reale e controlla il budget.

Il team legge il programma aggiornato il giorno dell'evento. Menu e condizioni dipendono dagli accordi ricevuti, non da una spunta nel software.

Iniziare è semplice

Come funziona

  1. Aprire l'evento commissionato

    Inserisci nome e data; completa tipo, luogo, inizio, invitati previsti, budget e responsabile secondo quanto concordato.

  2. Registrare catering e altri fornitori

    Collega ogni prestazione all'evento con contatto, compenso e stato reale della richiesta.

  3. Assegnare le verifiche decisive

    Dai scadenza e responsabile ad approvazione del menu, scarico materiali e prova audio; controlla i punti aperti prima dell'arrivo ospiti.

Domande prima di iniziare

La modifica del menu parte automaticamente a tutti?
Non risulta un invio automatico per questo percorso. Concordala con catering, cliente e sala, poi registra la versione scelta.
Lo stato nel desk vale come conferma?
Puoi seguire contatto, prestazione e contratto. L'impegno deve però arrivare dal fornitore.
Il numero degli invitati determina il costo del catering?
No. Budget e compensi si registrano; porzioni, prestazioni e variazioni di prezzo vanno concordate.

Una checklist chiusa non è un accordo

Verifica le risposte e porta tutti gli addetti alla stessa versione del programma.

Non serve una carta di credito per iniziare la prova.

Prepara la prossima reception partendo dalle conferme ancora da ottenere.

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Soluzione di settore

Agenzie di eventi

  • organizzatore di eventi
  • event planner

Bozza editoriale del flusso, non una schermata del prodotto.

Coordinare una modifica del menu

Poco prima di una festa, il catering comunica una modifica al menu concordato.

  1. Chiarire con il catering modifica e ospiti coinvolti.

  2. Verificare programma e menu con l'organizzatrice.

  3. Comunicare la versione concordata alle persone coinvolte.

Le persone coinvolte hanno menu e programma concordati.

Gestione eventi · Schermata reale del prodotto con dati fittizi di esempio salvati.
Events · Schermata reale del prodotto con dati fittizi di esempio salvati. Lingua dell’interfaccia: tedesco.
01

Tipi di biglietto & prezzi early bird

VIP, gruppi, early bird – livelli di prezzo temporizzati con cambio automatico

02

Piantina interattiva della sala

Pianificare graficamente tavoli e posti – assegnazione ospiti tramite drag & drop

03

Scaletta evento (Run of Show)

Timeline al minuto per tecnica, catering e presentatori – collaborazione in tempo reale

04

Gestione catering e menu

Registrare le esigenze alimentari per ospite, generare liste cucina – con ordini ai fornitori

05

Controllo eventi & consuntivo

Piano di budget vs. consuntivo – ricavi, costi e margine di contribuzione per evento

Perché Gestione eventi?

Ciò che distingue Sektura dai sistemi generici.

Meno lavoro amministrativo

Funzionalità standard incluse

Queste funzionalità sono incluse in ogni soluzione Sektura.

01

Clienti

Dati clienti con storico completo di tutti i lavori EventDesk e informazioni di contatto rilevanti.

02

Fatture

Fatture per servizi EventDesk secondo la normativa locale. Numerazione automatica, esportazione PDF e gestione solleciti.

03

Appuntamenti

Appuntamenti per interventi EventDesk con indirizzo GPS, assegnazione del personale e promemoria email.

04

Documenti

Tutti i documenti EventDesk gestiti centralmente: piani, protocolli, garanzie, certificati e documentazione del produttore.

05

Progetti

Lavori EventDesk con campi specifici del settore, monitoraggio dello stato e calcolo automatico dei costi.

06

Report & KPI

Report per EventDesk: fatturato per tipo di servizio, utilizzo, medie e redditività per lavoro.

07

Votazione funzioni

Vota le nuove funzionalità EventDesk. Quali funzioni sono più importanti? Il tuo voto conta nello sviluppo del prodotto.

Iniziare è semplice

Come funziona

  1. 01

    Set up service catalogue with prices and SLAs

  2. 02

    Configure ticket types & early-bird pricing and enter initial data

  3. 03

    Configure interactive seating plan and enter initial data

  4. 04

    Configure run of show schedule and enter initial data

  5. 05

    Create the first invoice or quote and test the workflow

Migrazione da sistemi esistenti

Prima del passaggio, verifichiamo quali dati possiamo trasferire dal sistema attuale.

Eventbrite · Stova · Cvent · Sweap

Prezzi per paese

Germania · Austria · Svizzera · Regno Unito · Francia · Spagna · Italia · Paesi Bassi · Polonia · Portogallo · Svezia · Danimarca · Norvegia · Finlandia · Cechia · Romania · Ungheria · Turchia · Russia · Ucraina · Indonesia · Vietnam · Thailandia · Arabia Saudita · Cina · Giappone · Corea del Sud · India · Grecia · Croazia · Serbia · Bulgaria · Slovacchia · Slovenia · Lituania · Lettonia · Estonia · Albania · Malaysia · Filippine · Bangladesh · Pakistan

04 / Per iniziare

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