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Branchenlösung / Service & Dienstleistung

Wenn der Caterer umplant, muss der Empfang trotzdem zusammenpassen

Für Eventagenturen, die einen Firmenempfang nicht nur als Datum verwalten: Gästezahl, Location, Cateringzusage, Aufgaben der Technik und der aktuelle Ablauf gehören an einen Vorgang. Sektura zeigt, was im Team noch offen ist. Die verbindliche Abstimmung mit Auftraggeber und Dienstleistern bleibt Ihre Arbeit.

Preis & Einstieg
Branchenfoto: Eventmanagement
Foto · Department of Defense. American Forces Information Service. Defense Visual Information Center. 1994 · Bildnachweis

  1. Ein belastbarer Ausgangspunkt

    Name und Datum sind Pflichtangaben beim Anlegen. Ort, erwartete Teilnehmende, Budget und Projektleitung geben dem Team den Rahmen für Rückfragen.

  2. Zusagen einzeln nachhalten

    Im Event erfassen Sie den Caterer mit Leistung, Honorar, Kontakt und Status. Eine angefragte Leistung wird erst nach echter Rückmeldung als bestätigt markiert.

  3. Aufgaben bis zum Veranstaltungstag führen

    Die Event-Checkliste hält Aufgabe, Kategorie, Zuständigkeit, Fälligkeit und Priorität fest. Erledigt wird erst nach einer tatsächlichen Prüfung.

So hilft Sektura im Alltag

Beispiel: Der Caterer ändert das Menü für einen Firmenempfang

Dies ist ein fiktives Planungsbeispiel. Für einen Firmenempfang in einer gemieteten Location sind 80 Gäste vorgesehen. Drei Tage vorher meldet der Caterer, dass eine geplante Vorspeise nicht geliefert werden kann; die Alternative muss auch zu den vereinbarten vegetarischen Portionen passen.

  1. Auswirkung klären

    Die Projektleiterin ruft den Caterer an, prüft die neue Speisenfolge, Portionenzahl, Aufbauzeit und einen möglichen Preisunterschied. Den Kontakt und den noch offenen Stand hält sie beim Dienstleister fest.

  2. Entscheidung einholen

    Sie stimmt die Alternative mit dem Auftraggeber ab und fragt die Location, ob die geänderte Anlieferung den Aufbau beeinflusst. Eine Checklistenaufgabe mit Fälligkeit und Zuständigkeit hält die Rückfragen sichtbar.

  3. Vereinbarten Stand eintragen

    Nach den Antworten aktualisiert sie die Eventnotizen und die zuständigen Aufgaben. Den Caterer-Status setzt sie erst auf bestätigt, wenn seine Zusage vorliegt; Budgetabweichungen prüft sie selbst.

Am Veranstaltungstag kann das Team den abgestimmten Stand nachlesen. Ob Menü, Zeit und Kosten tatsächlich zugesagt sind, belegen die Antworten der Beteiligten, nicht ein Häkchen im Desk.

Einfach anfangen

So funktioniert's

  1. Den Auftrag als Event anlegen

    Geben Sie Name und Datum ein; ergänzen Sie Veranstaltungsart, Location, Beginn, erwartete Gäste, Budget und Projektleitung, soweit bereits vereinbart.

  2. Caterer und weitere Gewerke erfassen

    Ordnen Sie jede Leistung dem Event zu und tragen Sie Kontakt, Honorar und den wirklichen Anfragestatus ein. Vereinbarungen holen Sie direkt bei den Beteiligten ein.

  3. Die kritischen Zusagen als Aufgaben planen

    Legen Sie etwa Menüfreigabe, Aufbauzeit und Tonprobe mit Verantwortlichen und Fristen an. Prüfen Sie vor dem Event, was erledigt und was noch offen ist.

Fragen vor Ihrem Einstieg

Verschickt der Desk eine Menüänderung an alle Beteiligten?
Nein, eine automatische Rundsendung ist für diesen Ablauf nicht belegt. Stimmen Sie die Änderung mit Caterer, Auftraggeber und Location ab und dokumentieren Sie danach den vereinbarten Stand.
Sehe ich, ob ein Dienstleister wirklich zugesagt hat?
Sie können Status, Kontakt, Leistung und Vertragsstand führen. Die Bestätigung kommt vom Dienstleister; ein selbst gesetzter Status ersetzt sie nicht.
Kann ich aus der Gästezahl automatisch die Cateringkosten garantieren?
Nein. Teilnehmendenzahl, Honorar und Budget lassen sich festhalten; Mengen, Leistungsumfang und Preisänderungen müssen mit dem Caterer geprüft und vereinbart werden.

Eine Aufgabe ist noch keine Zusage

Auch ein als erledigt markierter Listenpunkt beweist keinen Vertrag und keine rechtzeitige Lieferung. Prüfen Sie die Rückmeldung und geben Sie dem Team die tatsächlich abgestimmte Fassung.

Für den Teststart ist keine Kreditkarte nötig.

Planen Sie den nächsten Firmenempfang mit echten offenen Zusagen.

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Branchenlösung

Eventagenturen

  • Veranstaltungsplaner
  • Eventmanagement

Redaktioneller Ablaufentwurf – keine Produktaufnahme.

Cateringänderung vor einer Feier abstimmen

Kurz vor einer Feier meldet der Caterer eine Änderung am vereinbarten Menü.

  1. Änderung und betroffene Gäste mit dem Caterer klären.

  2. Ablaufplan und Speiseangaben mit der Veranstalterin abgleichen.

  3. Die abgestimmte Fassung an die Beteiligten weitergeben.

Menü und Ablauf liegen den Beteiligten in abgestimmter Fassung vor.

Eventmanagement · Echte Produktansicht mit gespeicherten fiktiven Beispieldaten.
Events · Echte Produktansicht mit gespeicherten fiktiven Beispieldaten. Oberflächensprache: Deutsch.
01

Ticket-Typen & Early-Bird-Preise

VIP, Gruppen, Early Bird – zeitgesteuerte Preisstufen mit automatischem Wechsel

02

Interaktiver Saalplan

Tische und Bestuhlung grafisch planen – Gästezuweisung per Drag & Drop

03

Ablaufplan (Run of Show)

Minutengenaue Timeline für Technik, Catering und Moderatoren – Echtzeit-Kollaboration

04

Catering & Menüverwaltung

Diätanforderungen je Gast erfassen, Küchenlisten generieren – mit Lieferantenbestellung

05

Event-Controlling & Nachkalkulation

Budgetplan vs. Istwert – Erlöse, Kosten und Deckungsbeitrag je Veranstaltung

Weniger Büroarbeit

Standardfunktionen inklusive

Diese Features sind in jeder Sektura-Lösung enthalten.

01

Kundenverwaltung

Kundendaten mit vollständiger Projekthistorie aller EventDesk-Aufträge und relevanten Kontakt- und Standortinformationen.

02

Rechnungen

Rechnungen für EventDesk-Leistungen nach lokalem Recht. Automatische Nummerierung, PDF-Export und Mahnwesen.

03

Terminplanung

Termine für EventDesk-Einsätze mit GPS-Adresse, Mitarbeiterzuordnung und automatischer E-Mail-Erinnerung.

04

Dokumentenverwaltung

Alle EventDesk-Dokumente zentral verwaltet: Pläne, Protokolle, Garantien, Zertifikate und Herstellerdokumentation.

05

Aufträge

EventDesk-Aufträge mit branchenspezifischen Feldern, Statusverfolgung und automatischer Kostenkalkulation.

06

Auswertungen & KPIs

Auswertungen für EventDesk: Umsatz nach Leistungsart, Auslastung, Durchschnittswerte und Rentabilität pro Auftrag.

07

Feature-Voting

Abstimmen über neue EventDesk-Features. Welche Funktionen sind am wichtigsten? Ihre Stimme zählt bei der Weiterentwicklung.

Einfach anfangen

So funktioniert's

  1. 01

    Dienstleistungskatalog mit Preisen und SLAs einrichten

  2. 02

    Ticket-Typen & Early-Bird-Preise konfigurieren und Grunddaten hinterlegen

  3. 03

    Interaktiver Saalplan konfigurieren und Grunddaten hinterlegen

  4. 04

    Ablaufplan (Run of Show) konfigurieren und Grunddaten hinterlegen

  5. 05

    Erste Rechnung oder Angebot erstellen und Workflow testen

Wechsel von bestehenden Systemen

Wir prüfen vor dem Wechsel, welche Daten wir aus Ihrem bisherigen System übernehmen können.

Eventbrite · Stova · Cvent · Sweap

Preise nach Land

Deutschland · Österreich · Schweiz · Vereinigtes Königreich · Frankreich · Spanien · Italien · Niederlande · Polen · Portugal · Schweden · Dänemark · Norwegen · Finnland · Tschechien · Rumänien · Ungarn · Türkei · Russland · Ukraine · Indonesien · Vietnam · Thailand · Saudi-Arabien · China · Japan · Südkorea · Indien · Griechenland · Kroatien · Serbien · Bulgarien · Slowakei · Slowenien · Litauen · Lettland · Estland · Albanien · Malaysia · Philippinen · Bangladesch · Pakistan

04 / Ihr Einstieg

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